有效管理Email十则

有效管理Email十则

1.用Gmail管理Email

拥有一个网站时最好的一件事就是拥有一个类似 me@mydomain.com 的邮箱。但是很不幸的是，大多数的email委托方在1999年就已经发表了与你主帐户同名的外观和功能项目。

现在可以通过Gmail来收发你自身邮件帐户（如：me@mydomain.com）的邮件，并且这个过程是十分简单容易的。

1>为你自己的站点创建一个Gmail用户；

2>将你当前的收件委托方全部指向Gmail；

3>在你自己的Gmail帐户里，找到Settings –> Accounts，在 send mail as' 下面点击 'Add another email address'，输入你的 me@mydomain.com 的详细信息；

4>完成确认过程；

5>将你的me@mydomain.com 设置为默认帐户；

6>完成

2.创建有效的标签和文件夹以确保组织性

并不是每一封email都十分紧急重要，你也很难找到那些急需回复的email。发展一个标签系统就能帮助你解决这些问题。将那些最重要的email标记上“即可回复”，或者标上一些同等意义的其他标记，不是特别重要的可以标记为“待办”，最不重要的可以标为“稍后”。

我认为尽可能多的归档一些email也是十分重要的。如果你使用Gmail,它并不像运行那些风险失控的空间，当你以后要再次回复一些细节或再次联系某人时这就显得十分值得。

要是回复email变得更简单，我建议删除那些“待办”的标签而代替为一些目标行的标签(当你处理这些email的时候)。如果这与一些blog上相一致，可以标记为“Networking”并且归档，如果处理一些顾客告示之类的邮件，可以标记为"Guest-Posting"，等等。

3.批量处理邮件

提高生产力的一个简单的办法就是关闭自动警告。没有必要每天频繁的去检查自己的邮箱，如果天天频繁检查邮箱，反而会影响一些重要的任务。在受到成百上千的邮件后，我可以保证，我从来没有收到过一封邮件说他不能等待12个小时左右。

每天批量处理你的收件箱一次两次，并且最好将你收件箱里的邮件数降为0.这样能够使你在没有其他因素打扰的情况下完成其他任务。

4.读邮件，回邮件

很多有都有真正回复邮件前先读邮件的习惯，有些时候他们甚至在他们回复邮件前要等上两个多小时。

这种方法是无效的，原因有几个：首先你可能会忘记一些email的内容；一旦他们在邮件上标上"已读"，他们会将一些已经回复过的邮件混淆。其次，这种过程将花费更多的时间，因为你可能在回复他们之前再读一遍邮件的内容。有什么更好的办法吗？简单，无论你什么时候度邮件，立刻回复它。

5.保持简短

这是互惠互利的事，特别是当对方和你一样忙碌的时候。

剔除不必要的语句；

解决至关重要的事情，不是每件事都需要回复；

使用宽松的段落，它易读，而且使你的邮件更亲近。

6.保持亲密的口吻

直呼姓名；

适当的时候使用微笑；

签上自己的名字。它能改变你的信件的语调，并且只花一两秒钟。

7.重读一次

你可以回过头去编辑博客或文章中的错别字，但对于邮件你只有一次机会。语意表达清除是十分重要的，特别是和其他人一起决定决策的时候。

同时，记住仅检查拼写错误是不够的，其他形式的错误靠拼写检查是无法更正的，所以校对是十分关键的。

8.创建一个网络地址簿

添加其他blogger；

添加你的同事；

添加一些有技能的人；

添加你青睐的人；

添加你的社交朋友和强权用户；

9.使用bridging emails

我希望能遇见一些不花时间去构建一个周到的邮件并且完全忽略邮件的网络用户。大多数的情况下，这种人都有个好借口，但这并不能改变我们的感觉（因为我们从来没听过那些借口）。

在另一些情况下，一些你发过邮件的人可能会回复你，但那也是在你将他们归类为忽视邮件的假绅士并发誓不再访问他们的博客的数周之后。 

一种让人们不再有这种感觉的快速简单的方法就是使用bridging email来回应短时间内你无法回复的那些疑问和请求。给他们发一句话就说：你已经读过了他们发来的邮件，但你当时没有时间去回复。如果你知道什么时候能答复他们的时候，给他们个时间范围：几天？几周？还是几个月？

花几秒钟的时间去确认他们的邮件就意味着积极印象与消极印象之间的差别，即便你从未找到时间去回复他们。读者会意识到你的忙碌，但体会更深的是你并没忽略那些邮件。

10.创建一个专有签名

确保你的签名包含联系功能。或者链接到你的blog，或者链接到你的网站，或是网上的有价证券。

博客读者的email 同样被一些极忙碌的A列表中的blogger忽略以至于他们希望你也这么做。要证明他们是错误，就以礼貌回应，并且使他们对你感觉还不错。你的专有签名应该有效的利用这些良好的感觉。